Já parou para pensar que os processos da sua empresa podem estar precisando de otimização?
Ao avaliar essa necessidade e reorganizar os processos, é possível eliminar as tarefas desnecessárias, reduzir os erros e falhas de percurso, melhorar os métodos, ampliar a assertividade e proporcionar resultados mais positivos para os times e a companhia.
Trata-se de uma prática que carrega uma série de benefícios para as organizações, aumentando a produtividade e facilitando cada vez mais a gestão de tempo.
Mas o que realmente significa otimização de processos? Como fazer isso e aumentar a produtividade da empresa? É o que trataremos ao longo deste artigo. Boa leitura.
Neste artigo, abordaremos os seguintes tópicos:
- O que é Otimização de Processos?
- Passos para otimizar os processos produtivos da sua empresa.
Tempo de Leitura: 8 Minutos
O que é Otimização de Processos?
A otimização de processos é uma técnica empresarial que utiliza a análise e mapeamento das atividades realizadas , para identificar possíveis falhas, perdas, quedas de desempenho e pontos de melhoria para propor soluções, corrigir os erros e voltar a conquistar bons resultados.
O foco da otimização de processos é eliminar os obstáculos, tornando as etapas produtivas muito mais eficientes e assertivas. Um jeito bastante eficiente de aplicar essa técnica é realizando pesquisas de desempenho ou utilizando ferramentas de otimização, como sistemas de atendimento direcionados para as áreas internas, por exemplo.
Desse modo, a otimização de processos deve caminhar de mãos dadas com a gestão de qualidade, possibilitando uma visão mais ampla sobre os processos e a necessidade de melhorias em áreas específicas do negócio.
Além do aumento da produtividade, correção de falhas e ganho de tempo, a otimização de tempo também proporciona para a empresa uma ampliação significativa na satisfação dos clientes, visto que ao otimizar os processos, a qualidade dos serviços e produtos oferecidos é naturalmente potencializada, causando a fidelização dos leads.
Agora que você já compreendeu sobre o que é a otimização de processos, sua importância e principais benefícios, que tal entender como implementar essa técnica no processo produtivo da sua empresa?
Passos para otimizar os processos produtivos da sua empresa
1 – Realize um mapeamento dos processos da empresa
Como já mencionado anteriormente, realizar o mapeamento dos processos é uma parte importante da otimização de qualquer negócio ou organização, por isso deve ser o primeiro passo na reestruturação das atividades organizacionais.
Trata-se de estudar todos os processos realizados internamente, desde a entrada de recursos, até a saída de produtos ou serviços. Esse mapeamento consiste em compreender a fundo como funciona a operação da empresa, destacando o passo a passo de cada etapa através de um fluxo de tarefas, o que facilita a identificação de erros e possibilidade de melhorias.
Muitas vezes, com a troca de colaboradores, alguns procedimentos se perdem e outros novos são adicionados ao cenário da empresa, o que ao longo do tempo pode deixar de fazer sentido para a companhia e prejudicar o andamento das atividades. Por isso, é fundamental realizar um mapeamento completo de todo o fluxo de trabalho.
2. Identifique e registre os erros
Com os processos devidamente mapeados, fica muito mais fácil identificar as falhas que podem estar afetando a produtividade e a gestão de tempo dos seus colaboradores. Assim, é possível localizar a fonte do problema e pensar em soluções para ele.
Nesta etapa, a colaboração do time é fundamental, pois como eles estão diariamente na linha de frente do processo produtivo, eles terão muito mais informações sobre os processos, que serão úteis na hora de identificar as falhas e gargalos .
3 – Elimine as etapas desnecessárias
Com as falhas identificadas e o mapeamento contendo os indicadores de cada processo, é hora de botar a mão na massa.
Em um trabalho conjunto com os colaboradores, é hora de eliminar as etapas desnecessárias ou que neutralizam o tempo da equipe, gerando custos adicionais ou até mesmo a diminuição da produtividade.
Atividades que não têm um impacto positivo nos processos devem ser extintas para que realmente haja uma otimização na empresa.
É muito comum que empresas com bastante tempo de atuação tenham processos realizados há anos e que fazem parte das normas organizacionais, mas é necessário avaliar se atualmente essas atividades são realmente necessárias ou se uma atualização desses processos não seria mais viável.
4 – Promova melhorias na utilização de recursos
Considere como desperdício de recursos todos aqueles que tragam gastos desnecessários ou que tornem o processo engessado ou ineficaz, afetando diretamente a produtividade do time e consequentemente, a receita da empresa.
Ao avaliar as perdas, você consegue promover melhorias adotando matérias-primas alternativas, eliminando materiais desnecessários, promovendo melhorias no processo de comunicação entre as áreas, integração entre os setores e até mesmo no método de execução.
Você pode montar um comitê para criar um plano de ação para melhorias, com membros de cada setor. A lógica é contar com as ideias de todos para que a otimização integre melhor os times e exerça um efeito positivo no dia a dia de trabalho de todos.
5 – Monitore os resultados
Após implementar todas as melhorias, é fundamental mensurar e monitorar os resultados da otimização, realizando comparativos de produtividade e tempo com os dados coletados no período anterior à otimização de processos.
Com esses dados, é possível perceber se a otimização implantada foi, de fato, assertiva ou não. Caso os números caiam, pode ser necessário buscar por novas ideias ou até mesmo retornar ao modelo antigo.
6 – Documente e formalize o novo método
Quando a otimização de processos é implementada em uma empresa, é necessário fazer com que esse novo modelo seja adotado, na prática, por todos da organização. Por isso, é preciso formalizar esses ajustes e disseminar essa mudança de processos para todos os colaboradores.
Assim, as melhorias se tornam contínuas e servem como ponto de partida para o treinamento dos novos colaboradores, que já ingressam na empresa imersos nesse método otimizado de execução.
Gostou das dicas? Então que tal começar a colocar a otimização de processos em prática na sua empresa? A F.Lead conta com consultores especializados em melhorar a performance dos times e otimizar processos de gestão e liderança. Fale com a gente e descubra como podemos ajudar sua empresa cada vez mais.
